Planera din kommunikation!

Under mina år som ledare och nu som organisations- och ledarskapskonsult är kommunikation det viktigaste verktyget för att lyckas i mötet med andra och att driva utvecklingsprocesser framåt i lämplig takt. Håller du med? Hur mycket tid lägger du på att planera din kommunikation utifrån ditt ledarskapsuppdrag?

Jag är övertygad om att vi lägger alldeles för lite tid på det. Många använder också sin fullbokade kalender som ursäkt. Konsekvenserna av slarvig kommunikation är många. Här kommer några exempel: Ledare ägnar mycket tid till extra samtal efter möten, för att räta ut frågetecken som uppstått och som obesvarade skapar förvirring, oro, spekulationer och missförstånd. Tid används till utsvävningar som tar bort fokus från sakfrågor och i värsta fall får viktiga frågor strykas på grund av tidsbrist. Beslut uteblir eller hindras av långa och i vissa fall icke relevanta diskussioner. Frågor lyfts upp och får plats i fel forum. Deltagare vet inte vad som förväntas av dem i olika sammanhang. Konflikter frodas och rykten sprids. Utvecklingsprocesser tar längre tid än de hade behövt i jämförelse med om kommunikationen planerats och utförts på ett bättre sätt. Finns det fler konsekvenser, absolut. Vilka finns i din vardag och framförallt hur kan du minska eller helt undvika dem?

Riktigt bra kommunikation kräver god planering, kunskap, erfarenhet, förberedelser och träning. Ja, det tar tid. Vinsten av den tid du avsätter är också mer tid till annat, samtidigt som du får en verksamhet med trygga chefer och medarbetare som förstår, ser nyttan, vill och arbetar tillsammans mot era mål. Även samarbetspartners, medborgare och kunder blir trygga och nöjda med er. Förutom det används er tid till rätt saker. Sammantaget stora vinster resursmässigt, eller hur?

Nedan kommer tips på hur du kan planera din kommunikation:

1. Avsätt tid i kalendern för förberedelser och planering innan möten du ska leda. Du kan även använda tipsen som mötesdeltagare.

2. Gå igenom följande frågor inför möten:

• Vad är syftet och målsättningen med mötet och vilken nytta ska genereras?
  
• Hur är kommunikationen och mötets innehåll koppla till verksamhetens mål och vision?
  
• Vilka ska delta och varför? Ska de delta hela eller delar av mötet?
• Hur ska du inleda och avsluta mötet?
  
• Vilka budskap vill du framföra och vilka frågor är aktuella för mötet?
• Vilken information kan du skicka ut via e-post istället för att ta upp det på mötet?
• Vad ska deltagarna förbereda och vilket underlag ska skickas ut innan?
• Vilka punkter är beslutspunkter respektive diskussionspunkter?
• Var ska mötet genomföras?
• Vilka metoder och hjälpmedel ska du använda?
• Hur ska du involvera mötesdeltagarna?
• Hur ska du disponera mötestiden och hur ska du disponera tiden mellan deltagarna?
• Hur säkerställer du att alla perspektiv lyfts fram?
• Hur ser du till att dina budskap gått fram och som du menat dem?
• Hur ska du utvärdera mötet och din kommunikation?

3. Utifrån ovan frågor ta fram en plan för genomförandet samt skriv ett manus där dina budskap framgår. Ta fram en tydlig dagordning som du skickar ut i god tid innan mötet. Träna, träna och träna innan genomförandet. Det kan du göra mentalt eller verbalt gående i ett rum, framför en spegel eller varför inte provfilma dig själv innan eller vid mötet.

4. Genomför din kommunikation.

5. Följ upp och utvärdera kommunikationen med dina chefer, medarbetare och andra som du samverkar med i ditt uppdrag, innan möten avslutas.

6. Om du filmat dig vid möten, boka en tid med dig själv, analysera och ta fram det du gjorde bra och det du kan utveckla. Lägg in det i din utvecklingsplan och fortsätt träna i praktiken. Berätta gärna om din träning för de du leder och samarbetar med, så att de löpande kan ge dig feedback.

I nästa veckas blogginlägg får du tips på hur du kan planera er taktiska och strategiska kommunikation över tid, 1 - 5 år framåt. Fram tills dess, önskar jag dig en smart och effektfull kommunikativ vecka.