Möte, möte och åter möten......leder de till resultat och våra mål?

Vi lever i en tydlig möteskultur. Många ledare och chefer har en agenda fylld av möten, frivilligt eller ofrivilligt. Det blir också något vi talar om dagligen, som ett slags bevis på hur mycket vi har att göra eller hur uppbokade vi är. Ibland undrar jag om det är en tävling i vem som har mest att göra, trots att vi vet att det är ett oklokt arbetssätt. Dessutom finns en förväntan om att vi ska ha fyllda agendor för att vi ska vara någon av betydelse, hur tokigt är inte det? Vad säger vi egentligen och varför gör vi som vi gör? Kulturen påverkar oss så klart, men är det så vi vill ha det och är det i den här kulturen som vi utvecklas och mår bra? Frågor och svar, väl värda att ägna en stund till. 

Ledare har en vardag som till stor del handlar om att förflytta sig fysiskt och mentalt från ett möte till ett annat. När de inte förflyttar sig, sitter på möten, bokas nya möten in i de luckor som eventuellt finns kvar. I en del fall bokas möten in under pågående möte, i vissa fall kopplade till det som är i fokus och i andra fall smygjobbar chefer med andra frågor än det som är aktuella under pågående möte. Ja det är mer vanligt än vi vill erkänna, fokus är alltså någon helt annanstans än där den borde vara. Känner du igen dig? En del möten flyttas till fördel för andra akuta eller viktigare möten som dyker upp, kanske från någon som skjuter från höften.

Har du varit med om att du själv eller andra kommer mer eller mindre förberedda till egna eller andras möten. Den vanligaste förklaringen är att det inte har funnits tid att förbereda sig på grund av en fullbokad kalender med.....just det.... möten. Under mötet sitter alltså deltagare som kommit väl förberedda och andra helt oförberedda, vad blir resultatet av det? Ibland går det åt ett antal möten, innan en grupp tagit ett steg åt rätt riktning, mycket på grund av det. I vissa skräckexempel kommer deltagare till möten utan tydlig agenda och syfte. De flesta spelar med och låtsas att de har koll, tillsammans med övriga deltagare. Efteråt har de förhoppningsvis blivit mer upplysta, i andra fall är de mer förvirrade. Det innebär att effektiviteten eller effektfullheten vid olika möten sannerligen kan diskuteras. Hur många gånger har du tänkt och känt att "det här mötet hade jag/vi kunnat vara utan". Handen på hjärtat, hur många möten har du idag som du leder eller deltar i, som är av den här typen? Kan du påverka det eller rent av avsluta dem? Gör det!

Ibland blandar vi ihop känslan som uppstår under eller efter ett möte med effekten att röra sig framåt. Det jag menar är att vi kan känna oss nöjda efter ett möte som gått bra. Stämningen har varit god och alla punkter på agendan avhandlades. Frågan är om mötet i sig tog oss närmare våra mål och på vilket sätt i så fall? Den frågan behöver vi ställa oss oftare och varför inte varje möte, för att säkerställa att den tid som avsatts, använts på rätt sätt och till rätt frågor.

Av vana bokar vi även in möten utifrån heltimmar, utan någon större reflektion om all tid verkligen behövs. Så fundera igenom vilken tid som behövs, innan du gör en bokning. Du kan boka in 9, 13 eller 46 minuters möten. Ja, det kan du! Ovanligt, ja absolut, men det är fullt möjligt. Varje minut kan användas klokt.

Innan du kallar till eller själv ska delta på ett möte, kan du ställa nedan frågor:

• Leder det här mötet oss/mig till våra mål, på vilket sätt?
• Är det jag eller någon annan som ska delta?
• Behöver jag delta under hela mötet eller delar av det?
  
• Finns en tydlig dagordning utifrån syfte, mål, beslutspunkter, diskussionspunkt, förberedelser, förväntningar och krav, tidsplanering, pauser m m?
• Vad ska jag förbereda till och innan mötet och vad ska jag arbeta med efteråt?
• Har jag avsatt tid för ovan och för min egen reflektion och planering?
• Vad behöver jag göra för att hålla fullt fokus under det mötet jag är på?
  
• Hur ska mötet utvärderas utifrån våra mål?